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1月03日
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雇主必读:E-Verify 是什么、什么时候要用、怎么注册?
很多企业第一次听说 E-Verify,是因为一位 OPT 员工拿着 I-983 表格来找 HR,问公司的 E-Verify Company ID 是多少。这时才发现,公司从来没有注册过。E-Verify 本身并不复杂,注册全程免费,在线填写大约 30 分钟。但注册之后,公司就要长期遵守一套使用规则,用错了,影响的不只是公司,还有员工的身份。这篇指南把 HR 伙伴最常问的问题一次讲清楚。
一、E-Verify 是什么
E-Verify 是美国政府提供的免费网上系统,雇主用它核实新员工是否有权在美国工作。员工入职时,雇主本来就要填写 Form I-9,查看员工的身份和工作许可证件。E-Verify 是在此基础上多做的一步:雇主把 I-9 上的信息输入系统,系统自动与社会安全局(SSA)和国土安全部(DHS)的记录比对,多数情况下几秒钟就能告诉雇主,这名员工是否可以合法工作。

二、哪些企业必须注册
联邦层面,E-Verify 对一般私营企业是自愿的。但以下三种情况,企业必须注册使用:
情形 说明 雇佣 STEM OPT 员工 只要有员工申请 STEM OPT 延期,公司就必须注册,与公司规模无关,哪怕只有一名 OPT 员工 所在州有强制要求 例如佛罗里达、佐治亚、亚利桑那等州,对达到一定规模的雇主有使用要求
签有联邦政府合同 合同中含有 E-Verify 条款的联邦承包商,须按合同使用
常见误区:E-Verify 不会查老员工。它只用于注册之后新入职的员工,不能用于核查注册前已经在职的员工(联邦承包商除外)。员工本人也不需要操作系统,正常填写 I-9 即可。
三、什么时候会用到 Company ID
注册成功后,E-Verify 会给公司分配一个编号,叫 Company ID,通常是 6 至 7 位数字。HR 最常被问到这个号码的场景是 STEM OPT:

提醒:员工把 Company ID 填在 I-765 上递交,号码填错可能导致工卡申请被拒。建议 HR 直接从 MOU 上复制号码给员工,不要凭记忆提供。
四、注册前的准备清单
E-Verify 的注册必须一次完成,中途无法保存,退出后要从头再来。开始之前,请先把下面的信息全部备齐:
需要的信息 说明与来源 公司法定名称 与报税登记一致的全称,包括 Inc.、LLC 等后缀;见公司注册文件、IRS 信函 EIN 联邦税号 9位数字;见 IRS 的 CP 575 通知或 147C 信函,或报税表、工资单系统
公司实际地址 实际经营地址,不能填写 P.O. Box NAICS 行业代码 例如软件开发为 541511;报税表上通常有,也可在 census.gov 搜索 员工人数与用工地点 全公司在职人数;每个招聘新员工、填写 I-9 的地点所在州和数量 注册联系人 姓名、电话、邮箱,注册时需要当场收取验证码 系统管理员 日后负责使用系统的人,至少一名,建议两名互相备份 签署人 有权代表公司签署 MOU 的人,例如 CEO、总经理 五、注册步骤指南
整个注册分两个阶段:前 7 步在网上一次性完成,后 3 步在移民局审核开通之后进行。

注意:请认准e-verify.gov 官方网址。网上有收费代办注册的商业网站,注册本身是免费的。
关键步骤操作示意
第 4 步,选择访问方式。一般企业为自己的员工做核查,选择 Employer 即可。如果公司使用 ADP、Gusto 等人事薪资平台,可以先问问平台是否已集成 E-Verify,已集成的可能需要通过平台注册。

第 5 步,填写公司信息与用工地点。公司名称和 EIN 必须与 IRS 记录完全一致,否则审核会被退回。只有一个办公室的公司,用工地点填写该办公室所在州和数量即可。

第 7 步至第 10 步,签署 MOU、开通账户、记下 Company ID。MOU 是公司与政府之间关于使用 E-Verify 的协议,由有权代表公司的人在线电子签署。提交后请立即下载保存签好的 MOU,Company ID 就印在第一页。账户开通后,系统管理员首次登录需要修改密码、完成在线教程和知识测试,约一至两小时,之后才能为员工建档。

示意图根据注册流程绘制,实际页面以 E-Verify 官网为准
六、注册之后的合规义务
签署 MOU 之后,公司要长期遵守以下规则。违反规则可能导致公司被移出 E-Verify,STEM OPT 员工的工作许可也会受到影响。
规则 具体要求 所有新员工都要做 不论国籍或身份,用工地点的每位新员工都要建档,不能只为 OPT 员工或外国员工做 入职后做,不能提前 完成 I-9 后建档,最晚在员工上班后 3 个工作日内;不能在面试或发 offer 前用来筛选求职者
不查现有员工 注册前已在职的员工不需要、也不能补做(联邦承包商除外) 张贴告示 在员工看得到的地方张贴 E-Verify 参与告示和工作权利告示,均可在系统内下载 照片比对 员工出示绿卡、工卡或美国护照时,须与系统显示的证件照片比对 关闭案件、保存记录 每个案件都要在系统中关闭,结果与该员工的 I-9 一起保存 如果系统返回「初步不符」
多数情况下系统会直接显示可以工作。如果员工改过名字、证件信息录入有误或政府记录未及时更新,可能出现初步不符。这时员工在处理期间可以正常工作,雇主不得停职、减薪或解雇。

七、长期合作的企业客户,这些我们免费做
对于长期合作的企业客户,我们把 E-Verify 和员工身份合规当作日常服务的一部分,帮企业确保用人的长期合法性:
服务 内容 E-Verify 注册 准备注册信息、核对 IRS 记录,拿到 Company ID 后直接对接 STEM OPT 员工的 I-983 和 I-765 定期合规检查 检查 I-9 表格、E-Verify 建档时限、告示张贴、案件关闭和记录保存,发现问题及时纠正 身份到期提醒 OPT、STEM OPT、H-1B、L-1 等身份和工卡到期前,提前规划续签或转换 HR 团队培训 定期讲解 I-9、E-Verify 操作规范和最新移民政策变化 突发问题处理 遇到初步不符、员工身份问题或政府检查时,第一时间给出处理建议 智能系统随时查看 HR 随时登录智能系统,查看每位员工的办理情况和进度,以及全公司外籍员工的身份状态 企业专属数据库 为企业建立专属数据库,HR 随时调取所有员工过往的申请材料,即使 HR 换人也不会断档 E-Verify 注册本身不难,难的是注册之后长期、规范地使用。对雇佣国际员工的企业来说,它和 I-9、员工签证一起,构成了用人合规的基础。214B拒签原因查询,美签214B拒签再签通过,可以私信美国签证找大鹤,绿泡泡+usadahe
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